So funktioniert das E-Mail-Postfach in Zedl
In den Einstellungen findest du ab sofort einen Bereich mit deinen zwei persönlichen E-Mail-Adressen:
- eine für Eingangsrechnungen (Rechnungen, die du bekommst), z.B. in-luna-konto-4827@zedl.cloud
- eine für Ausgangsrechnungen (Rechnungen, die du selbst stellst), z.B. out-waldo-reise-1934@zedl.cloud
Die Adressen werden zufällig zusammengesetzt aus zwei Wörtern und einer Ziffernfolge. Sie enthalten weder deinen Namen noch deine Benutzer-ID, was wichtig ist, weil du diese Adressen ja möglicherweise als Weiterleitung in deinem Mailprogramm hinterlegst oder direkt an Geschäftspartner gibst.
Anwendungsfall ist einfach: Du bekommst eine Rechnung per E-Mail oder schickst selbst eine raus. Statt sie herunterzuladen, in Zedl einzuloggen und manuell hochzuladen, leitest du sie an die passende Adresse weiter. Anhänge werden erkannt, durchlaufen die normale Belegerkennung, werden kategorisiert und tauchen im Dashboard auf.
Im Einstellungsbereich siehst du außerdem live, wie viele E-Mails bisher angekommen sind, wie viele Belege daraus entstanden sind, und du kommst per Direktlink zu den jeweils neuesten Treffern.
Warum die Aliase regenerierbar sind
E-Mail-Adressen, die man irgendwo hinterlegt, haben eine unangenehme Eigenschaft: man verliert die Kontrolle darüber, wer sie kennt. Falls du eine deiner Zedl-Adressen einmal irgendwo eingetragen hast und sie dann nicht mehr nutzen möchtest, kannst du sie pro Richtung jederzeit selbst neu generieren. Nach einer kurzen Sicherheitsbestätigung wird die alte Adresse dauerhaft deaktiviert und du bekommst eine neue. E-Mails an die alte Adresse landen ab diesem Moment im Nichts.
Das ist auch der Grund, warum die Aliase keine ID oder keinen Namensbestandteil enthalten: eine Adresse soll wegwerfbar sein, ohne dass dadurch dein Konto angreifbar wird.
Wie es dazu kam: wir benutzen Zedl selbst
Wir, die zwei Gründer von ex nihilo, nutzen Zedl natürlich auch selbst für unsere eigene Buchhaltung. Und ein Workflow ist uns dabei immer wieder begegnet: Rechnung schreiben, als PDF an den Kunden mailen, dann selbst herunterladen, in Zedl einloggen, hochladen. Drei Schritte, die niemand mag.
Mit dem neuen Postfach setzen wir bei uns intern einfach eine BCC- oder Weiterleitungsregel: Jede Mail, die unsere Rechnung als Anhang trägt, geht automatisch an die out-...@zedl.cloud-Adresse. Damit ist der Beleg in Zedl, ohne dass jemand etwas tut.
Bei Eingangsrechnungen ist es noch praktischer: Lieferantenrechnungen, die im Mailpostfach landen (von Hosting-Anbietern, von der Telekom, vom Steuerberater), kann man entweder direkt an die in-...@zedl.cloud-Adresse weiterleiten, oder eine Filterregel im Mailprogramm anlegen.
Was mit den E-Mails technisch passiert
Eine kurze Klarstellung, weil die Domain zedl.cloud heißt und das missverständlich sein könnte: Die E-Mails liegen nicht in irgendeiner separaten Cloud, in der wir Daten anders behandeln würden. zedl.cloud ist nur ein eigener Domainname für den E-Mail-Empfang, getrennt von zedl.app, damit wir den Mailbetrieb sauber von der eigentlichen App-Infrastruktur trennen können. Das ist eine technische Trennung, keine datenschutzrechtliche.
Eingehende E-Mails werden mit derselben Sorgfalt verarbeitet wie reguläre Uploads: Anhang wird extrahiert, der Beleg läuft durch die normale Erkennung, das Original wird genauso aufbewahrt wie ein Upload aus dem Dashboard. Auch der Integritätsnachweis (kryptographischer Fingerabdruck und externer Zeitstempel) wird genauso gesetzt.
Quota: ein E-Mail-Beleg zählt wie ein Upload
Wichtig zu wissen: Ein per E-Mail importierter Beleg zählt exakt wie ein manuell hochgeladener Beleg gegen dein monatliches Beleglimit. Wenn du also einen Zedl Lite Plan mit 20 Belegen pro Monat hast und davon schon 20 Stück verbraucht hast, wird die nächste eingehende E-Mail abgelehnt und nicht weiterverarbeitet.
Das ist bewusst so: wir wollen nicht, dass die E-Mail-Funktion ein Schlupfloch um das Plan-Limit wird. Wenn du regelmäßig sehr viele Belege per E-Mail bekommst, schau in deinen Plan und auf den Anspar-Mechanismus, der nicht verbrauchte Belege auf den Folgemonat überträgt.
Wer davon profitiert
Das E-Mail-Postfach ist besonders nützlich für:
- Freelancer, die ihre Ausgangsrechnungen per E-Mail verschicken und sich das Doppel-Hochladen sparen wollen, einfach per BCC oder Weiterleitungsregel
- Selbstständige, die viele Lieferantenrechnungen per Mail bekommen (Hosting, SaaS-Abos, Telko, Steuerberatung) und eine Mailregel anlegen wollen
- EPUs mit Buchhaltungsroutine am Monatsende, die ihren Mailordner durchgehen und Rechnungen einfach weiterleiten statt einzeln hochzuladen
- Teams mit mehreren Personen, in denen nicht jeder einen Zedl-Login braucht, aber Belege trotzdem zentral landen sollen
Häufige Fragen
Wie bekomme ich meine persönlichen E-Mail-Adressen?
Logge dich in Zedl ein und gehe in die Einstellungen. Dort findest du den Bereich mit deinen beiden Adressen für Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Voraussetzung ist ein aktives Abo oder eine laufende Testphase.
Werden die Belege wirklich automatisch im Dashboard angezeigt?
Ja. Nach dem Eingang läuft die E-Mail durch dieselbe Erkennung wie ein manueller Upload. Du musst nichts bestätigen, der Beleg taucht ganz normal im Dashboard auf und wird kategorisiert.
Was passiert mit dem Text der E-Mail?
Verarbeitet werden die Anhänge (PDF, Bilder). Der Mailtext selbst wird nicht als Beleg behandelt. Wenn eine E-Mail keinen brauchbaren Anhang hat, entsteht auch kein Beleg.
Zählen E-Mail-Importe gegen mein Monatslimit?
Ja, exakt wie reguläre Uploads. Ist dein Monatslimit aufgebraucht, wird die E-Mail abgelehnt und kein Beleg erzeugt. Die Quota-Prüfung läuft vor der Weiterverarbeitung.
Kann ich meine E-Mail-Adresse ändern, wenn ich sie nicht mehr nutzen möchte?
Ja, jederzeit. Im Einstellungsbereich gibt es pro Richtung einen Button zum Neugenerieren. Nach einer Sicherheitsbestätigung wird die alte Adresse sofort deaktiviert und du bekommst eine neue.
Ist die Domain zedl.cloud sicher? Werden Belege dort anders gespeichert als bei normalen Uploads?
Nein. zedl.cloud ist nur ein eigener Domainname für den E-Mail-Empfang, der von der App-Domain zedl.app getrennt ist. Die Belege selbst werden mit derselben Sorgfalt und denselben Sicherheitsmechanismen verarbeitet und aufbewahrt wie reguläre Uploads.
Kann ich beide Adressen gleichzeitig nutzen?
Ja, das ist sogar der Sinn der Sache. Die getrennten Adressen helfen Zedl, den Beleg gleich richtig einzusortieren (Eingangs- oder Ausgangsrechnung), ohne dass du das nachträglich umstellen musst.
Kann ich die Adresse als BCC bei eigenen Rechnungen eintragen?
Ja, das ist ein üblicher Anwendungsfall für die Ausgangsadresse. Trag sie im Mailprogramm als feste BCC für deine Rechnungs-Mails ein, dann landet jede verschickte Rechnung automatisch in Zedl.
