Aufbewahrungspflichten: Wie lange Belege aufbewahren?
Zuletzt aktualisiert: März 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Kurzfassung
Geschäftsbelege müssen je nach Land 7, 8 oder 10 Jahre aufbewahrt werden. Digitale Archivierung ist in allen drei DACH-Ländern erlaubt, aber bloßes Abspeichern reicht nicht: Lesbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit müssen über die gesamte Frist sichergestellt sein. Dieser Guide erklärt die konkreten Fristen, Sonderfälle und worauf es bei der digitalen Belegaufbewahrung ankommt.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
Die wichtigsten Fristen für Österreich, Deutschland und die Schweiz auf einen Blick.
Aufbewahrungspflichten in Österreich
Gesetzliche Grundlage
Die zentrale Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus § 132 BAO (Bundesabgabenordnung).1,2 Ergänzend gilt § 212 UGB für unternehmensrechtliche Aufbewahrung.2 Beide sehen eine Grundfrist von 7 Jahren vor.
Welche Unterlagen sind betroffen?
- ✓ Bücher und Aufzeichnungen
- ✓ Ein- und Ausgangsrechnungen
- ✓ Kassenbelege, Bankbelege
- ✓ Geschäftskorrespondenz (inkl. E-Mails)
- ✓ Inventarlisten, Anlageverzeichnisse
- ✓ Lohnunterlagen und Reisekostenabrechnungen
- ✓ Elektronische Kassendaten (Startbeleg, Monatsbeleg, Datenerfassungsprotokoll)
Fristbeginn
Die 7-Jahres-Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde oder auf das sich der Beleg bezieht. Ein Beleg aus Jänner 2026 ist also bis Ende 2033 aufzubewahren.
Sonderfälle
Laufende Verfahren: Sind Unterlagen für ein anhängiges Steuerverfahren relevant, verlängert sich die Aufbewahrungspflicht über die 7 Jahre hinaus, bis das Verfahren abgeschlossen ist.2
Immobilien-Umsatzsteuer: Belege, die für den Vorsteuerabzug bei Grundstücken relevant sind, können gemäß § 18 Abs. 10 UStG bis zu 22 Jahre aufbewahrt werden müssen.3 Das betrifft insbesondere Rechnungen für Bau, Umbau oder Renovierung von Immobilien.
Digitale Aufbewahrung
Österreich erlaubt die Aufbewahrung auf Datenträgern und als Scan, wenn die Wiedergabe vollständig, geordnet, inhaltsgleich und originalgetreu für die gesamte Aufbewahrungsfrist sichergestellt ist.1 Die WKO warnt ausdrücklich: Einfach auf einen USB-Stick scannen genügt nicht.4 Entscheidend ist ein strukturiertes System, das Abrufbarkeit und Lesbarkeit gewährleistet.
Aufbewahrungspflichten in Deutschland
Gesetzliche Grundlage
Die steuerlichen Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus § 147 AO (Abgabenordnung),7 die handelsrechtlichen aus § 257 HGB. Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz gelten aktualisierte Fristen.9
Fristen nach Belegart
10 Jahre
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte und bestimmte Organisationsunterlagen.
8 Jahre
Buchungsbelege: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kostenbelege, Quittungen, Kontoauszüge und andere Belege, die einer Buchung zugrunde liegen.
6 Jahre
Handelsbriefe (empfangene und versandte Geschäftskorrespondenz), sofern sie nicht gleichzeitig als Buchungsbelege dienen.
Fristbeginn und Verlängerung
Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt, gebucht, versendet oder empfangen wurde.6
Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden, solange sie für Steuern relevant sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.7 In der Praxis bedeutet das: Die 8 Jahre sind ein Minimum, nicht immer die tatsächliche Aufbewahrungsdauer.
Wichtig: E-Rechnungen
Bei elektronischen Rechnungen muss das strukturierte Originalformat erhalten bleiben. Ein nachträglich erzeugtes PDF oder ein Ausdruck ersetzt die Original-E-Rechnung nicht.8 Für Papierbelege ist ein GoBD-konformer Scan hingegen grundsätzlich ausreichend.
Privatpersonen
Für private Empfänger bestimmter grundstücksbezogener Leistungen gilt eine verkürzte Aufbewahrungspflicht von 2 Jahren (§ 14b UStG). Für Zedl-Nutzer im Geschäftskontext ist diese Regel in der Regel nicht relevant.
Aufbewahrungspflichten in der Schweiz
Gesetzliche Grundlage
Die Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus Art. 958f OR (Obligationenrecht). Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres aufzubewahren.10
Besonderheit: Gedruckte Fassung
Mindestens eine gedruckte und unterzeichnete Fassung des Geschäftsberichts und des Revisionsberichts muss aufbewahrt werden. Das ist eine Schweizer Besonderheit, die in Österreich und Deutschland so nicht existiert.
Elektronische Archivierung
Die Schweiz erlaubt elektronische Aufbewahrung, stellt aber besonders hohe Anforderungen:
- ✓ Integrität muss nachweisbar gewährleistet sein
- ✓ Aufbewahrungsdauer muss belegbar sein
- ✓ Lesbarkeit und Wiederherstellbarkeit jederzeit gegeben
- ✓ Protokollierung von Änderungen und Zugriffen
Vorsicht bei Cloud-Speicher
Die offizielle Schweizer Richtlinie stellt klar: Cloud-Speicher erfüllt nicht automatisch die Anforderungen für unveränderbare Medien. Cloud-Speicher wird als veränderbares Medium behandelt und unterliegt deshalb strengeren Auflagen bezüglich Protokollierung und Integritätsnachweis.10
Elektronische Zolldokumente
Elektronische Veranlagungsverfügungen sollten elektronisch archiviert werden, um ihren Beweiswert zu erhalten. Ein Ausdruck kann den Beweiswert verändern. Auch hier gilt: Digital zu Papier ist nicht immer gleichwertig.
Was bei der digitalen Belegaufbewahrung zählt
In allen drei Ländern gilt: Digitale Archivierung ist erlaubt, aber an klare Bedingungen geknüpft.
Lesbarkeit
Belege müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Verblasste Scans, beschädigte Dateien oder proprietäre Formate ohne Viewer sind ein Risiko.
Vollständigkeit
Alle relevanten Belege müssen vorhanden sein. Ein fehlendes Dokument in der Betriebsprüfung ist problematischer als ein schlecht kategorisiertes.
Unveränderbarkeit
Das Archiv muss nachvollziehbar vor nachträglichen Änderungen geschützt sein. Ein einfacher Dateiordner ohne Audit-Trail genügt nicht.
Wie Zedl Unveränderbarkeit mit kryptographischen Integritätsnachweisen löstAbrufbarkeit
Belege müssen innerhalb angemessener Zeit wieder auffindbar und darstellbar sein. Eine strukturierte Ablage mit Metadaten ist Pflicht.
Häufige Fehler bei der Belegaufbewahrung
Eine Frist für alles annehmen
Besonders in Deutschland gibt es nicht die eine Aufbewahrungsfrist. 6, 8 oder 10 Jahre hängen von der Belegart ab. Wer pauschal 10 Jahre annimmt, macht zwar nichts falsch, aber die verkürzte 8-Jahres-Frist für Buchungsbelege ist seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz geltendes Recht.
E-Rechnungen nur als PDF speichern
In Deutschland muss bei E-Rechnungen das strukturierte Originalformat (z. B. ZUGFeRD-XML, XRechnung) erhalten bleiben. Ein nachträglich erzeugtes PDF oder ein Ausdruck ersetzt das Original nicht.
Papier zu früh wegwerfen
Die Vernichtung des Papieroriginals ist erlaubt, wenn der digitale Prozess den gesetzlichen Standards entspricht. Aber: Nicht jeder Scan-Prozess ist automatisch konform. Im Zweifel das Original zumindest bis zur nächsten Prüfung behalten.
Cloud-Speicher als Archiv betrachten
Besonders in der Schweiz wird Cloud-Speicher als veränderbares Medium eingestuft. Ein Dropbox-Ordner oder Google Drive ohne zusätzliche Integritätssicherung genügt den strengen Schweizer Anforderungen nicht.
Wie Zedl das löst
Belege strukturiert archivieren, nicht nur speichern
Zedl scannt Belege per Foto oder PDF, erkennt Datum, Betrag und Händler automatisch und speichert alles in einer strukturierten Datenbank mit vollständigen Metadaten. Jeder Beleg ist sofort auffindbar und über die gesamte Aufbewahrungsfrist verfügbar. Am Monatsende exportierst du ein fertiges Paket für deinen Steuerberater – im BMD-Format, DATEV-Format oder als konfigurierbare Excel-Datei.
Quellen
Hinweis: Dieser Guide dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Die dargestellten Fristen und Regelungen beziehen sich auf den Stand März 2026. Bei konkreten Fragen zu Ihrer individuellen Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder Ihre Rechtsberatung.