Belege digital an den Steuerberater übergeben
Zuletzt aktualisiert: März 2026 · Lesezeit: ca. 6 Minuten
Kurzfassung
Die meisten Rückfragen entstehen nicht durch falsche Belege, sondern durch unvollständige oder unstrukturierte Übergaben. Was zählt: ein klarer Zeitraum, konsistente Kategorien und alle Originalbelege in einem Paket. Welches Format die Kanzlei bevorzugt (BMD, DATEV, Excel oder PDF) ist sekundär.
Was in der Belegübergabe oft schiefläuft
Belege verstreut
E-Mail-Anhänge, Cloud-Ordner, Handyfotos: alles an verschiedenen Orten, erst kurz vor der Frist zusammengesucht.
Nachlieferungen in Einzelmails
Drei Mails mit je einem Anhang, dann noch eine mit zwei. Die Kanzlei muss manuell zusammensetzen, was zusammengehört.
Fehlende Angaben
Kein Datum, kein Betrag lesbar, keine Kategorie: Jeder unvollständige Beleg erzeugt eine Rückfrage.
Was deine Kanzlei wirklich braucht
Vollständige Originalbelege
Jeder Beleg mit lesbarem Datum, Betrag, Händler/Lieferant und Steuersatz. PDFs sind besser als Fotos, besser lesbar und langfristig archivierbar. Fotos gehen aber auch, solange der Inhalt eindeutig erkennbar ist.
Konsistente Kategorisierung
Gleiche Ausgabenart immer zur gleichen Kategorie. Die Kanzlei ordnet Kategorien internen Kontonummern zu. Wenn die Zuordnung wechselt, muss sie jedes Mal neu nachschauen. Beispiele: Büromaterial, Fahrtkosten, Bewirtung, Software/Abos.
Ein klarer Zeitraum pro Übergabe
Immer genau ein Monat oder Quartal, keine Mischpakete. Die Kanzlei bucht periodengerecht; ein Beleg aus zwei verschiedenen Monaten im gleichen Paket erzeugt Aufwand auf ihrer Seite.
Alles auf einmal, nicht in Teilen
Ein vollständiges Paket pro Monat ist deutlich angenehmer als fünf Nachlieferungen. Wenn etwas fehlt, schickt die Kanzlei einmal nach, das ist in Ordnung. Aber das initiale Paket sollte möglichst komplett sein.
Welche Übergabeformate es gibt
Welches Format die Kanzlei bevorzugt, hängt von ihrer Buchhaltungssoftware ab. Frag einmal direkt nach, viele Kanzleien haben klare Vorgaben.
BMD NTCS: ZIP mit buchungen.csv
Die meisten österreichischen Steuerberatungskanzleien nutzen BMD NTCS. Der bevorzugte Import ist ein ZIP-Archiv mit einer buchungen.csv (Semikolon-getrennt, österreichische Kontocodes) und allen Originalbelegen als referenzierte Dateien. Ein- und Ausgangsrechnungen im selben Paket.
DATEV: strukturierter Export
In Deutschland verwenden die meisten Steuerberatungskanzleien DATEV. Der Export enthält Buchungsdaten im DATEV-Format mit zugeordneten Belegdateien. Entscheidend ist das korrekte Kontenrahmen-Mapping. Bei Fragen kurz mit der Kanzlei abstimmen.
Excel/CSV mit Belegdateien
Wenn die Kanzlei kein spezielles Import-Format verlangt, funktioniert eine strukturierte Excel-Datei mit Datum, Betrag, Händler, Kategorie und Steuersatz, kombiniert mit allen Belegdateien in einem Ordner. Nicht ideal für Automatisierung, aber für kleinere Volumina praktisch.
PDFs per E-Mail
Funktioniert, ist aber für beide Seiten am aufwändigsten. Die Kanzlei muss jede E-Mail einzeln öffnen und die Dateien manuell zuordnen. Bei mehr als 10 Belegen pro Monat lohnt sich ein strukturierteres Format.
Wie Zedl das löst
Vom Beleg direkt zum Übergabepaket
Zedl scannt Belege per Foto oder PDF, erkennt Datum, Betrag und Händler automatisch und lässt dich Kategorien in Sekunden vergeben. Am Monatsende exportierst du ein fertiges Paket: im BMD-Format für österreichische Kanzleien, im DATEV-Format für deutsche Kanzleien, oder als konfigurierbare Excel-Datei. Alles in einer Übergabe, kein manuelles Zusammenstellen.