Eigenes Excel-Format in Zedl erstellen
Zuletzt aktualisiert: März 2026 · Lesezeit: ca. 5 Minuten
Kurzfassung
Viele Freelancer haben über Jahre ein eigenes Excel-System aufgebaut, mit Spalten, die genau zu ihrem Workflow passen. In Zedl kannst du deinen Excel-Export komplett selbst konfigurieren: Spalten wählen, frei benennen und per Drag-and-Drop sortieren. Der Export passt sich deinem System an, nicht umgekehrt.
Einstellungen → Excel-Export-Konfiguration öffnen
Eingeloggte Benutzer sehen in den Einstellungen einen eigenen Bereich „Excel-Export-Konfiguration". Dort siehst du bereits eine vorbelegte Liste mit den Standard-Spalten, die Zedl bisher immer exportiert hat.
Das ist dein Startpunkt. Du kannst von hier aus alles anpassen oder einfach so lassen, wie es ist.
Spalten auswählen und benennen
Über „Spalte hinzufügen" kannst du aus 19 verfügbaren Feldern wählen, z.B.:
- Belegnummer – z.B. 2026-1, fortlaufend pro Jahr
- Belegdatum, Lieferant, Kategorie
- Gesamtbetrag, Nettobetrag, Steuersatz
- Notiz, Originaldatei, Werbeabgabe (Österreich)
Jeden Spaltennamen kannst du frei vergeben. Wenn du in deiner bisherigen Excel-Liste eine Spalte „Wo" hattest, nennst du sie einfach so. Der Export übernimmt genau diesen Kopf.
Reihenfolge per Drag-and-Drop festlegen
Jede Spalte hat links einen ☰-Handle. Damit ziehst du Spalten in die gewünschte Reihenfolge, auf Desktop wie auf dem Tablet.
Die Vorschau am unteren Ende der Einstellungen zeigt dir sofort, wie dein Excel später aussehen wird.
Praxis-Tipp: Leg die Spalten genauso an, wie sie in deinem bisherigen Excel stehen. Dann passt der Zedl-Export direkt dazu, ohne Nacharbeiten.
Konfiguration speichern und exportieren
Nach dem Speichern ist deine Konfiguration dauerhaft hinterlegt. Ab sofort bekommst du bei jedem Excel ZIP Export genau diese Spaltenstruktur, automatisch, ohne weitere Schritte.
Du kannst die Konfiguration jederzeit in den Einstellungen anpassen. Andere Exportformate (BMD, DATEV) bleiben davon unberührt.
Häufige Fragen
Kann ich wirklich jeden Spaltennamen selbst vergeben?
Ja, vollständig frei. Du kannst „Vendor" in „Auftragnehmer" umbenennen, „Total Amount" in „EUR" oder die Belegnummer einfach „Nr." nennen. Zedl zeigt dir im Feld daneben den Standardnamen als Platzhalter. Änderst du nichts, wird der Standard verwendet.
Was passiert, wenn ich nichts konfiguriere?
Nichts ändert sich. Ohne gespeicherte Konfiguration exportiert Zedl mit den bisherigen Standard-Spalten. Du musst nur dann etwas tun, wenn du den Export anpassen willst.
Ich führe schon eine Excel-Liste. Muss ich von vorne anfangen?
Nein. Richte einmal deine Konfiguration so ein, dass die Spalten zu deiner bestehenden Liste passen: gleiche Namen, gleiche Reihenfolge. Danach kannst du Zedl-Exporte direkt in deine bestehende Tabelle einfügen oder danebenstellen, ohne die Struktur anpassen zu müssen.
Kann ich eine Spalte ausblenden, ohne sie zu löschen?
Ja. Jede Spalte lässt sich einzeln ein- und ausblenden. Ausgeblendete Spalten erscheinen gedimmt in der Liste und fehlen im Export, du kannst sie jederzeit wieder aktivieren.
Bekommt jeder Beleg automatisch eine Belegnummer?
Ja. Zedl vergibt jedem Beleg automatisch eine fortlaufende Belegnummer im Format JJJJ-N (z.B. 2026-1), pro Nutzer und Jahr. Einmal vergeben, bleibt sie stabil, auch wenn du Belege umsortierst oder löschst. Auch bestehende Belege haben bereits eine Nummer erhalten.
Gilt die Konfiguration für alle Exportformate?
Nein, nur für den Excel ZIP Export. DATEV und BMD haben feste, vorgegebene Strukturen, die unverändert bleiben.
Weiterführende Guides
Belege scannen: Ein Workflow, der im Alltag funktioniert
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DATEV-Export für Freelancer in Deutschland
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Belegscanner für Freelancer in Österreich
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Wie Zedl das löst
Excel-Export nach deinen Regeln
In Zedl konfigurierst du dein Excel-Format einmalig: Spalten, Reihenfolge, Belegnummern: per Drag-and-Drop. Danach generierst du den Export auf Knopfdruck, jedes Mal identisch formatiert und bereit für die Übergabe.