So funktioniert die automatische Kategorisierung in Zedl
Wer die Funktion aktiviert, bekommt ab dem nächsten Upload direkt einen Vorschlag: Zedl liest den Beleg aus und ordnet ihn automatisch einer passenden Kategorie zu, zum Beispiel Reise & Mobilität für eine Zugfahrt, Essen & Meetings für ein Restaurantbelg oder Software, Abonnement & Cloud für eine SaaS-Rechnung.
Die verfügbaren Kategorien sind:
- Reise & Mobilität
- Essen & Meetings
- Bürobedarf & Verbrauchsmaterialien
- Software, Abonnement & Cloud
- Telefon & Internet
- … plus alle eigenen Kategorien, die du in den Einstellungen angelegt hast
Die automatisch vergebene Kategorie ist kein Zwang. Sie kann jederzeit mit einem Klick direkt auf der Karte im Dashboard geändert oder entfernt werden, genau so wie eine manuell gesetzte Kategorie.
Wo aktivieren? Einstellungen → Experimentelle Funktionen → „Automatische Kategorisierung".
Was dahinter steckt und was nicht
Die Frage, die bei KI-Features sofort kommt: Was passiert mit meinen Daten?
Hier ist die klare Antwort: Zedl trainiert keine KI-Modelle mit Nutzerdaten. Kein Beleginhalt, keine persönlichen Informationen werden jemals für Trainingszwecke verwendet. Wir nutzen KI ausschließlich verantwortungsbewusst gemäß unserer Transparenzerklärung und nach höchsten datenschutzrechtlichen Standards.
Was wir stattdessen tun: Wenn ein Beleg hochgeladen wird, fließen anonymisierte, aggregierte Signale in die Entscheidung ein, konkret: der öffentlich bekannte Händlername und die Art der Positionen auf dem Beleg. Diese Informationen werden nie einer Person zugeordnet. Stattdessen fließen sie in eine aggregierte Auswertung ein: Welche Kategorie wird für diese Art von Beleg typischerweise verwendet? Auf Basis dieses Musters trifft Zedl einen Vorschlag für den aktuellen Beleg.
Das heißt: Die Funktion wird besser, je mehr Nutzer sie einsetzen und ihre Kategorien pflegen, nicht weil wir deine Daten auswerten, sondern weil aggregierte, anonymisierte Muster über viele Belege hinweg aussagekräftiger werden.
Wie es dazu kam
Wir hatten das Thema schon länger auf dem Radar. Kategorien manuell zu vergeben ist eigentlich eine sinnvolle Sache, aber eben auch eine, die schnell zur Routine-Arbeit wird, die man entweder gewissenhaft erledigt oder eben gar nicht.
Was uns dann zum Handeln gebracht hat, war eine E-Mail eines Nutzers, der die App insgesamt sehr positiv beurteilte und konkret schrieb, dass eine automatische Erkennung von Ausgabenarten wie Reise oder Essen & Trinken viel Zeit sparen und manuelle Eingabefehler reduzieren würde.
Das war der Impuls. Wenn jemand, der die App ohnehin schon gut findet, eine klare Priorität nennt, dann ist das ein starkes Signal.
Was noch experimentell ist
Die Funktion steht bewusst unter „Experimentelle Funktionen". Das bedeutet: Sie funktioniert gut für häufige Kategorien und bekannte Händler. Bei ungewöhnlichen Belegen oder sehr spezifischen Dienstleistungen kann der Vorschlag daneben liegen, und dann korrigiert man ihn mit einem Klick.
Wer die automatische Kategorisierung haben will, kann sie aktivieren. So behält jeder die Kontrolle darüber, wie Kategorien vergeben werden.
Wer davon profitiert
- Freelancer und EPUs mit vielen gleichartigen Belegen: zum Beispiel viele Zugtickets, viele Restaurantbelege, monatliche SaaS-Rechnungen. Hier macht die automatische Zuweisung am meisten aus.
- Nutzer, die Kategorien bisher kaum gepflegt haben: weil der manuelle Aufwand zu hoch war. Mit einem guten Vorschlag sinkt die Hürde.
- Nutzer, die gefiltert exportieren: wer zum Beispiel nur Reisekosten an den Steuerberater übergeben will, braucht saubere Kategorien. Automatische Zuweisung macht das realistischer.
- Nutzer mit vielen Belegen pro Monat: der Effekt skaliert mit dem Volumen.
Häufige Fragen
Muss ich die automatische Kategorisierung verwenden?
Nein. Die Funktion ist standardmäßig deaktiviert und kann in den Einstellungen unter „Experimentelle Funktionen" aktiviert werden. Wer sie nicht will, merkt nichts davon.
Kann ich eine automatisch vergebene Kategorie ändern?
Ja, jederzeit. Direkt auf der Belegkarte im Dashboard oder in der Detailansicht, genau wie bei manuell gesetzten Kategorien.
Werden meine Belegdaten für KI-Training verwendet?
Nein. Zedl trainiert keine KI-Modelle mit Nutzerdaten. Die Funktion basiert auf anonymisierten, aggregierten Mustern (Händlername, Art der Position), ohne Personenbezug. Zedl folgt dabei dem EU AI Act.
Welche Kategorien werden automatisch erkannt?
Alle in deinem Account vorhandenen Kategorien, also die Standardkategorien (Reise & Mobilität, Essen & Meetings, Bürobedarf, Software/Abonnement, Telefon & Internet) sowie alle eigenen Kategorien, die du in den Einstellungen angelegt hast.
Was passiert, wenn die KI falsch liegt?
Der Vorschlag wird angezeigt wie eine manuell gesetzte Kategorie und kann mit einem Klick korrigiert werden. Es gibt keine versteckten Folgen, wenn man den Vorschlag ändert.
Verbessert sich die Funktion über Zeit?
Ja. Je mehr Belege kategorisiert werden, automatisch oder manuell, desto besser werden die aggregierten Muster, auf denen die Vorschläge basieren. Dabei werden nie persönliche Daten oder individuelle Nutzermuster ausgewertet.
Funktioniert die automatische Kategorisierung auch für eigene Kategorien?
Ja. Wenn du eigene Kategorien angelegt hast, werden diese ebenfalls bei der automatischen Zuweisung berücksichtigt, vorausgesetzt es gibt genug aggregierte Muster für diese Kategorie.
