Belege Kunden und Projekten zuordnen: So funktioniert es
Labels in Zedl funktionieren nach einem einfachen Prinzip: Ein Label besteht aus einem Typ und einem Wert. Zum Beispiel:
- Typ Kunde, Wert BILLA
- Typ Projekt, Wert Messe Wien
- Typ Auftrag, Wert Innenausbau Q1
Welche Typen und Werte es gibt, legst du selbst fest, in den Einstellungen unter Labels. Du kannst beliebig viele Typen anlegen und jedem Typ beliebig viele Werte zuordnen.
Einem Beleg kannst du ein Label direkt auf der Belegkarte hinzufügen. Damit du nicht jedes Mal tippen musst, gibt es eine Schnellwahl für zuletzt und häufig verwendete Labels: wer immer wieder für dieselben Kunden unterwegs ist, hat die Labels mit wenigen Klicks gesetzt. Ein Beleg kann auch mehrere Labels tragen.
Im Dashboard kannst du nach Labels filtern, einzeln oder mehrere gleichzeitig. Außerdem gibt es die Option „Ohne Label", um Belege zu finden, die noch nicht zugeordnet sind.
Beim Excel-Export lässt sich ebenfalls nach Labels filtern. Das bedeutet: Wenn du alle Kosten für ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Kunden brauchst, wählst du im Export-Modal das passende Label, und das Excel enthält nur diese Belege. Summen berechnen ist in Excel dann trivial.
Warum Labels und nicht Kategorien?
Das bestehende Kategorie-System in Zedl ist für die Buchhaltung, es bestimmt welche Konten beim Export befüllt werden (BMD, DATEV). Labels sind für deine eigene Organisation: Welchem Kunden, Projekt oder Auftrag gehört dieser Beleg? Beides ist unabhängig voneinander und ergänzt sich.
Man könnte das Kategorien-System zweckentfremden, aber das wäre zu starr und würde buchhalterische Zuordnungen durcheinanderbringen.
Bevor wir angefangen haben zu bauen, haben wir uns angeschaut wie andere populäre Tools dieses Problem lösen, darunter Jira, Linear und Asana. Das Ergebnis war ernüchternd: Überall war es irgendwie umständlich. Zu viele Klicks, zu viel Kontext-Switching, Konzepte die man erst verstehen muss. Wir haben das Modell genommen, das uns am intuitivsten vorkam, und es nochmal vereinfacht. Typ + Wert. Fertig.
Wie es dazu kam
Ein Vertriebsprofi, der Zedl seit einiger Zeit nutzt, hat mich angerufen. Er ist viel unterwegs, für unterschiedliche Kunden und Auftraggeber. An manchen Monaten hat er kaum Belege, an anderen sind es 50 oder mehr. Und am Ende des Monats, wenn er alles buchen will, kann das schon mal einen ganzen Tag in Anspruch nehmen.
Sein Problem war konkret: Er braucht eine Möglichkeit zu sagen, „dieser Beleg gehört zu Kunde X", weil er diese Ausgaben später entweder in Rechnung stellt oder getrennt verbuchen muss. Das ist kein Einzelfall. Wer als Freelancer für mehrere Auftraggeber gleichzeitig arbeitet, kennt das: Spesen, Fahrten, Material: alles läuft auf einem Haufen. Nach dem Telefonat war klar, dass das eine eigene Lösung braucht. Zwei Tage später war das Feature fertig.
Was noch nicht geht
Eine Idee aus dem ursprünglichen Gespräch war, Labels schon beim Fotografieren setzen zu können, also: „Dieser und alle nächsten Belege die ich jetzt fotografiere, gehören zu Kunde X." Diese Funktion setzt eine native App auf iOS und Android voraus, die noch in Entwicklung ist. Zedl kann heute schon als Web-App auf dem iPhone installiert werden (hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung), aber die Kamera-Integration für Labels braucht mehr als das.
Wer davon profitiert
- Freelancer und EPUs mit mehreren Auftraggebern, die Ausgaben projektgenau zuordnen müssen
- Vertriebler die auf Kundenbasis abrechnen, z.B. Reisekosten und Bewirtungsbelege je Kunde
- Selbstständige mit Projekten, bei denen Materialkosten den einzelnen Aufträgen zugeordnet werden
- Alle die am Monatsende schnell einen Überblick brauchen, was ein bestimmtes Projekt tatsächlich gekostet hat
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Labels und Kategorien in Zedl?
Kategorien sind für die Buchhaltung, sie bestimmen welche Konten beim Export befüllt werden (z.B. BMD- oder DATEV-Kontenzuordnung). Labels sind für deine eigene Organisation: Welchem Kunden, Projekt oder Auftrag gehört dieser Beleg? Beides ist unabhängig voneinander und ergänzt sich.
Wie viele Labels kann ich anlegen?
Es gibt keine fixe Obergrenze. Du kannst beliebig viele Typen (z.B. „Kunde", „Projekt", „Reise") und darunter beliebig viele Werte anlegen.
Kann ich einem Beleg mehrere Labels gleichzeitig geben?
Ja. Ein Beleg kann mehrere Labels tragen, zum Beispiel gleichzeitig „Kunde: BILLA" und „Reise: Wien März".
Kann ich im Export nach mehreren Labels gleichzeitig filtern?
Im Dashboard ja, du kannst mehrere Labels gleichzeitig auswählen. Im Export-Modal kannst du ebenfalls nach Labels filtern, um nur die relevanten Belege zu exportieren.
Ich möchte Labels gar nicht verwenden. Stören sie mich?
Nein. Wer Labels nicht braucht, kann sie in den Einstellungen ausblenden. Die Belegkarten zeigen dann keine Label-Felder und das Dashboard wirkt kompakter.
Wann kommt die Möglichkeit, Labels beim Fotografieren direkt zu setzen?
Das ist geplant und setzt eine native iOS- und Android-App voraus. Die App ist in Entwicklung. Bis dahin lassen sich Labels nach dem Upload schnell über die Belegkarte vergeben, mit Schnellwahl für häufig genutzte Labels geht das in Sekunden.
