Excel-Export selbst konfigurieren: Spalten, Reihenfolge und Belegnummer
Zusammenfassung
Zedl ermöglicht ab März 2026 die vollständige Konfiguration des Excel-Exports. In den Einstellungen legen Nutzer fest, welche Spalten exportiert werden (z.B. Datum, Betrag, Kategorie, Belegnummer, Werbeabgabe), wie sie heißen, und per Drag-and-Drop in welcher Reihenfolge sie stehen. Zusätzlich vergibt Zedl jedem Beleg automatisch eine persistente Belegnummer im Format JJJJ-NNN (z.B. 2026-001), die pro Nutzer und Jahr eindeutig vergeben wird und dauerhaft stabil bleibt. Die Konfiguration wird pro Nutzer gespeichert und beim Excel ZIP Export automatisch angewendet.
In den Einstellungen gibt es einen neuen Bereich für die Excel-Export-Konfiguration. Du legst fest, welche der 19 verfügbaren Spalten dein Export enthalten soll, von Belegnummer und Belegdatum über Lieferant, Steuersatz und Nettobetrag bis hin zu Werbeabgabe-Spalten für Österreich. Jeden Spaltennamen kannst du frei vergeben: statt „Vendor" einfach „Wo", statt „Total Amount" einfach „EUR".
Die Reihenfolge der Spalten lässt sich per Drag-and-Drop am ☰-Handle festlegen, auf Desktop und Touch. Der Export gibt die Spalten exakt in dieser Reihenfolge aus.
Direkt in den Einstellungen siehst du eine Live-Vorschau der Spaltenköpfe mit Beispielwerten. Du siehst sofort, wie dein Excel aussehen wird, ohne erst einen Export anstoßen zu müssen.
Die Konfiguration wird pro Nutzer gespeichert und beim nächsten Excel ZIP Export automatisch angewendet. Wer noch keine Konfiguration gespeichert hat, bekommt den bisherigen Standard, kein Breaking Change für Bestandsnutzer.
Automatische Belegnummern
Jeder Beleg bekommt automatisch eine feste Belegnummer im Format JJJJ-NNN, also 2026-001, 2026-002 und so weiter. Der Nummernkreis läuft pro Nutzer und pro Jahr; mit dem Jahreswechsel beginnt er wieder bei 001. Einmal vergeben, bleibt eine Nummer dauerhaft stabil. Sie erscheint als dezentes Badge auf der Belegkarte, direkt neben dem Händlernamen.
Belegnummern werden auch rückwirkend für bestehende Belege vergeben, sortiert nach Hochladedatum.
Wie es dazu kam
Kürzlich meldete sich ein Nutzer und beschrieb sein System: Er führt eine Excel-Tabelle mit Spalten für Datum, laufende Belegnummer, Betrag, Ort, Zweck und Notizen. Jede Rechnung druckt er auf A4, schreibt die passende Nummer von Hand drauf, dieselbe, die in seiner Excel-Tabelle steht, und heftet alles in einen Ordner ab.
Sein System war nicht chaotisch. Es war präzise, jahrelang erprobt, und es funktionierte. Seine Frage: Wenn ich mein bestehendes System weiterführen will, kann Zedl das abbilden? Wir haben das sofort umgesetzt. Denn dieser eine Nutzer beschreibt eine Situation, die sehr viele kennen: eine selbst aufgebaute Excel-Liste, die über Jahre gewachsen ist, mit Spaltenbezeichnungen die passen und einer Reihenfolge die Sinn ergibt.
Wer davon profitiert
Freelancer mit eigenem Excel-System, die ihre bestehende Tabellenstruktur nicht aufgeben wollen
Nutzer mit einem Steuerberater, der eine bestimmte Spaltenreihenfolge oder -benennung erwartet
Österreichische EPUs, die Werbeabgabe in einer separaten Spalte ausweisen müssen
Alle, die nach dem Export bisher Spalten manuell umbenannt oder verschoben haben
Jeder, der Belege über Jahre archiviert und eine stabile, eindeutige Referenznummer braucht
Häufige Fragen
Gilt die Konfiguration auch für den BMD- oder DATEV-Export?
Nein. Die nutzerspezifische Konfiguration gilt ausschließlich für den Excel ZIP Export. BMD und DATEV haben feste Strukturen, die vom jeweiligen Format vorgegeben werden.
Was passiert, wenn ich noch keine Konfiguration gespeichert habe?
Zedl verwendet automatisch die bisherige Standard-Konfiguration, der Export verhält sich exakt wie vorher. Du musst nichts unternehmen, wenn du mit dem bisherigen Format zufrieden bist.
Werden Belegnummern auch rückwirkend für alte Belege vergeben?
Ja. Die Migration vergibt Nummern automatisch für alle bestehenden Belege, sortiert nach Hochladedatum.
Kann ich die Belegnummer manuell ändern?
Nein, Belegnummern sind absichtlich unveränderlich. Einmal vergeben, bleiben sie stabil, damit du sie verlässlich als Referenz verwenden kannst.
Kann ich mehrere verschiedene Excel-Konfigurationen anlegen?
Aktuell gibt es genau eine Konfiguration pro Nutzer. Wer unterschiedliche Exportformate braucht, kann die Konfiguration in den Einstellungen jederzeit anpassen.
Wie viele Spalten stehen zur Auswahl?
19 Spalten: Belegnummer, Belegdatum, Lieferant, Kategorie, Kategorie-Slug, Steuersatz, Nettobetrag, Steuerbetrag, Gesamtbetrag, Währung, Status, Notiz, Originaldatei, Belegbild, Dokument-ID sowie drei Werbeabgabe-Spalten für Österreich.
Wie exportiere ich mit meiner eigenen Konfiguration?
Ganz normal über den Export-Button im Dashboard. Wer eine Konfiguration gespeichert hat, bekommt sie beim nächsten Excel ZIP Export automatisch angewendet, ohne zusätzliche Schritte.
Zedl ausprobieren
Belege digital verwalten – kostenlos testen
Zedl erfasst, kategorisiert und exportiert deine Belege – für Steuerberater in Österreich (BMD) und Deutschland (DATEV). Kein App Store, kein Abo-Zwang, 30 Tage kostenlos.
