So funktioniert der Sammel-PDF-Upload
Einfach die Sammel-PDF hochladen, Zedl erledigt den Rest. Die Verarbeitungspipeline analysiert den Inhalt der einzelnen Seiten und entscheidet selbst, welche Seiten zusammengehören:
- Einseitige Kassazettel werden als eigener Beleg erkannt
- Mehrseitige Rechnungen (z.B. eine Amazon-Rechnung über zwei A4-Seiten) werden als zusammengehöriger Beleg zusammengefasst
- Gemischte Formate (Thermopapier-Kassazettel und A4-Rechnungen) können problemlos in derselben Datei liegen
Jeder erkannte Beleg landet als eigenständiger Eintrag im Dashboard. Kein Vorverarbeiten, kein manuelles Splitten, kein Einzelupload. Bei sehr großen Dateien läuft die Verarbeitung im Hintergrund, man muss einfach warten, bis die Belege im Dashboard erscheinen.
Als internen Test haben wir eine mehrseitige PDF mit über 20 verschiedenen Belegen gebaut, gemischt aus A4-Rechnungen und Thermopapier-Kassazetteln, und die Pipeline so lange angepasst, bis alle korrekt erkannt und getrennt wurden.
Wie es dazu kam: Der Alarm um halb elf
Wir hatten einen neuen Nutzer. Neu angemeldet, erster Upload, und unser internes Monitoring hat sofort Alarm geschlagen. Die Verarbeitung seiner Datei ist fehlgeschlagen. Nicht einmal, sondern mehrmals.
Also haben wir ihm eine E-Mail geschrieben, direkt, kein Template, einfach gefragt, was er hochladen wollte. Was er uns erzählt hat: Er scannt seine Belege einmal im Monat ein. Alles auf einmal. Kassazettel vom Supermarkt, Tankstellenquittungen auf Thermopapier, Amazon-Rechnungen über mehrere A4-Seiten: das landet alles zusammen auf dem Scanner, am Ende eine einzige PDF-Datei. Dreißig, vierzig, manchmal über hundert Seiten. Darin stecken dreißig oder mehr Einzelbelege.
Diese Datei wollte er hochladen. Direkt. Als ganzes. So wie er arbeitet.
Wir hatten diesen Use Case schlicht nicht auf dem Schirm. Zedl war darauf ausgelegt, einzelne Belege oder überschaubare Gruppen zu verarbeiten, nicht eine Sammel-PDF mit einem ganzen Monat an Ausgaben. Kein Wunder, dass es gekracht hat.
Das Feature war 24 Stunden später live. Er hat am nächsten Tag kurz geantwortet: alle Rechnungen sauber getrennt, Upload problemlos.
Was wir gelernt haben
Wenn ein Upload scheitert und wir einfach gar nichts tun, verlieren wir den Nutzer und wissen nie warum. Indem wir nachgefragt haben, haben wir in einem einzigen Gespräch verstanden, wie ein ganzes Segment an Nutzern arbeitet: pragmatisch, in Batches, einmal pro Monat. Das war kein Randfall, sondern genau das, wie Menschen mit Papierbelegen umgehen, wenn sie pragmatisch sind.
Wer davon profitiert
- Selbstständige und Freelancer, die Kassazettel, Tankquittungen und Rechnungen einmal im Monat auf einen Haufen legen und dann gemeinsam einscannen
- Kleinunternehmer, die einen Dokumentenscanner nutzen und Stapel auf einmal verarbeiten
- Alle, die bisher Belege einzeln fotografieren oder splitten mussten: das fällt jetzt weg
- Nutzer mit gemischten Belegformaten: Thermopapier-Kassazettel und mehrseitige A4-Rechnungen können problemlos in derselben Datei landen
Häufige Fragen
Wie groß darf die PDF-Datei sein?
Zedl verarbeitet auch große, mehrseitige PDFs. Für sehr große Dateien kann die Verarbeitung etwas länger dauern, man muss aber nichts manuell tun und kann einfach warten, bis die Belege im Dashboard erscheinen.
Erkennt Zedl automatisch, wo ein Beleg endet und der nächste beginnt?
Ja. Die Pipeline analysiert den Inhalt der einzelnen Seiten und entscheidet selbst, welche Seiten zusammengehören. Mehrseitige Rechnungen werden als ein Beleg zusammengefasst, einseitige Kassazettel als eigener Eintrag.
Was passiert, wenn Zedl einen Beleg falsch trennt?
Die erkannten Belege landen im Dashboard und können dort überprüft und bei Bedarf manuell angepasst werden. Das ist die gleiche Nachbearbeitung wie bei jedem anderen Upload auch.
Funktioniert das auch mit gemischten Formaten, also A4 und Thermopapier in einer Datei?
Ja. Genau das war der Auslöser für dieses Feature. Kassazettel auf Thermopapier und A4-Rechnungen können in derselben Sammel-PDF liegen.
Muss ich die PDF vorher komprimieren oder auf eine bestimmte Auflösung bringen?
Nein. Einfach die Datei hochladen, wie sie aus dem Scanner kommt. Zedl übernimmt den Rest.
Was ist, wenn ein Beleg über mehrere Seiten geht?
Mehrseitige Belege, zum Beispiel eine Amazon-Rechnung über zwei A4-Seiten, werden als zusammengehöriger Beleg erkannt und gemeinsam verarbeitet.
Kann ich auch mehrere solcher Sammel-PDFs auf einmal hochladen?
Zedl unterstützt Multi-Upload. Mehrere Dateien gleichzeitig hochzuladen ist kein Problem.
